大型专业展会现场，灯光璀璨、人流如织。参展商在展位间尽展产品优势，众多特邀买家和专业观众也纷纷按图索骥，与目标展商展开深度洽谈。需求在商业探讨中确定，订单在高效对接中达成。买家邀约工作是关系展会效果和成败的关键，然而在实际操作中却面临着诸多问题。比如邀约渠道如何创新，匹配工具如何选择，线上邀约与线下管理如何有机统一，第三方邀约的买家如何管理、对接效果如何评估等等。
随着经济形势的变化，展会专业买家的邀约难度也日渐增加。一方面，经济压力增大背景下企业压缩采购需求，另一方面展会效益的下降也导致主办方用在买家邀约上的预算和服务下降，致使邀观难度增加。为此我们深入采访了数位会展主办方代表以及部分会展线上对接系统开发者，总结他们在组织买家、服务买家方面的经验和心得，为业界提供有益的参考和启发。
在会展行业竞争日益激烈的当下，专业买家的邀约与精准匹配已成为决定展会成效的核心环节。为此《中外会展》记者采访了上海艾歌展览服务有限公司（以下简称“艾歌展览”）执行董事韩友恒，请他深度解析邀约渠道创新、需求匹配机制及当前行业面临的挑战。
上海艾歌展览服务有限公司执行董事
多渠道协同邀约 构建真实买家网络
买家组织邀请是展会筹备的基础工程，需整合多元渠道实现精准触达。韩友恒介绍，艾歌展览采用“自有团队+参展商联动”的双轨邀约模式：一方面，每个展览项目均配备专业买家邀请团队，针对行业特性制定定向邀约策略，通过线上电话沟通、线下行业活动渗透等方式，邀请买家与会；另一方面，充分发挥参展商的资源优势，发动其邀请其上下游合作伙伴。“参展商邀请的买家通常具备明确的采购目标，准确度和真实性较高，能直接提升展会的交易效率。”韩友恒强调，通过有针对性的邀约策略，可从源头保证买家质量，进而增强参展商对展会的满意度。
对于业内大型、知名的重点买家，公司会安排专人负责邀请工作。“我们会时刻关注其动态和需求，定期发送展览会组织进程和参展商信息。邀请团队会根据买家情况定制个性化的邀请方案，并在会前、会中、会后提供一对一对接服务，确保重点买家的参展体验。”韩友恒强调。同时，团队注重从源头把控参展商质量，通过筛选优质展商及展品，反向吸引目标买家参会，形成“优质展商—优质买家”的正向循环。“只有当买家确信能在展会上找到符合需求的供应商，其参会意愿才会真正转化为采购行为。”韩友恒说。
线下线上联动 精准匹配需求
在线上线下融合方面，艾歌展览的经验是利用官网、微信、抖音等平台定期发布买家需求与展商产品信息，构建常态化的供需信息发布机制。如何将买家需求与展商资源高效匹配，是展会运营的关键技术环节。韩友恒介绍，艾歌展览采用“数据收集—分析反馈—现场落地”的全流程匹配模式：首先通过往届观众画像分析、预登记问卷、电话调研、行业活动渗透、合作伙伴联动、邮件、微信群、QQ群等线下和线上渠道，全面收集买家的采购品类、预算规模、技术要求等信息，筛选高意向买家；其次，买家邀请团队将需求整理后反馈给展商邀请团队，后者根据需求特征筛选参展商，并邀请参展；最后，在展会期间，把买家的需求精准匹配给对应的参展商，并通过配对活动、一对一洽谈等形式，协助参展商与买家建立合作关系，促成精准对接。
当被问及线上买家对接系统的应用时，韩友恒坦言，艾歌展览目前尚未引入此类工具。“现阶段，我们更倾向于通过人工筛选与线下活动实现精准匹配，这虽然需要更多资源投入，但能确保沟通的深度与需求理解的准确性。”韩友恒说。
国际买家邀请 很重要，也很难
谈到买家邀约工作中的挑战，韩友恒认为最大的难点是国际买家邀约难：“时常出现人力物力投入很大，但收效有限，最终结果也不尽如人意的情况。”他以近期举办的纺织类展会为例，指出尽管团队投入大量资源搜集、验证国际买家信息，通过邮件、电话定时跟踪并推送展会动态，但实际到场的国际买家数量远低于预期。他分析，这一现象背后存在多重因素：首先是国际经济环境动荡，单边主义与贸易壁垒导致企业采购意愿下降；其次是信息获取渠道受限，语言文化差异增加了沟通成本；此外，全球经济不确定性使企业更倾向于缩减差旅预算，转向线上采购渠道。这种现状的改变，除了会展企业自身的努力外，宏观环境的改善也至关重要。韩友恒总结道：“国际邀约的突破需要行业上下游协同，涉及到政策支持、数字化工具创新、国际会展品牌的影响力提升，是一个长期的系统工程。”
来源：中外会展CICE
