一般展会活动的基本组织模式、程序和内容已经为许多展会组织者所熟知。但是，展会活动作为众多社会资源方面的集中体现，需要各方的密切配合才能取得良好的成效。在展会活动举办期间，主办方小心检查、反复演练，就怕出现一点差错。而在实际进行过程中，突发事件的发生往往让人猝不及防，稍不留神，就可能酿成悲剧！

例如在2022年12月举办的某车展上发生的一起突发事件给人留下了深刻印象。在车展搭建期间，某汽车展台工作区域意外起火，消防人员到达现场后，迅速将大火扑灭，万幸的是现场没有人员伤亡，但该汽车展台的展车已经被烧得面目全非，非常惨烈；去年11月，EICMA国际两轮车展在米兰的Fiera Milano举行，然而，一家华商公司却连遭3次盗窃。失窃物品包括5辆未拆箱的全新展车、用于装展架的定制纸箱以及露营车，总价值约15000欧元（约合117948元人民币），这一事件迅速引起了各界关注……

突发事件作为一种概率事件时有发生，如何在突发事件中确保展会的正常进行，才是每个主办方、场馆运营方必学的一项技能。那么，针对展会中发生的突发事件，主办方、场馆方又该如何应对和处理呢？

展会中的突发事件多种多样，包括但不限于以下几种类型：自然灾害、安全事故、公共卫生事件、政治事件等。这些事件具有突发性、不可预测性、影响广泛性等特点，对展会的正常进行造成严重威胁。

常见的突发事件

设备故障：例如音响系统、投影仪或照明设备在正常使用中突然出现故障，网络中断，数据丢失等影响活动的正常进行。

自然灾害：如突然的降雨、降雪、大风等或者遇到地震、洪水或暴风雨等不可抗力的情况，会对展会现场造成破坏。

卫生问题：例如食品中毒、动物入侵等，可能会对参展人员造成伤害。

人员伤亡：包括观众、工作人员或嘉宾的意外跌倒、突发疾病等。

盗窃事件：展品或参展人员的物品可能被盗窃。

火灾：由于电线短路、设备过热或人为疏忽等原因可能引发火灾。

人员问题：比如嘉宾因为飞机、高铁等延时导致的不能到场或延误，观众组织人数不足等。

物料问题：比如某些物料准备不足或未准备，导致活动无法进行，设备出现故障等。

搭建问题：比如LED未按时搭建，搭建和计划的尺寸或进度有偏差等；灯光组数不够。

供应商问题：主要是指供应商提供的服务，包括主持人、礼仪、演员、模特、保安等不能及时到场，或沟通不到位，导致现场流程出现错误等情况。

应对之法

针对展会中出现的突发事件，笔者认为有四个妙招：

首先，应对突发事件要以预防为主。展会组织者应该对可能发生的突发事件进行风险评估，制定相应的预防措施。例如，建立应急预案、配备专业安保人员和设备、加强参展商和观众的安全教育等。

其次，一旦发生突发事件，展会组织者应首先确保参展商、观众和工作人员的人身安全，及时疏散人群，防止事态扩大。并迅速启动应急预案，调动各方资源，采取有效措施，降低事件的影响。例如，在发生火灾时，要及时疏散人群、启动灭火器；在发生设备故障，如不能立刻解决，应以最快速度换上备用的设备等。第三，展会组织者要与参展观众及时沟通。第一时间向参展商、观众等相关方通报事件情况，安抚情绪，共同应对突发事件。同时，要保持与政府部门、行业协会等相关方的沟通协调，争取支持和帮助。

最后，展会组织者应及时向上级部门报告突发事件情况，并做好相关记录，为后续处置提供依据。在突发事件得到控制后，展会组织者应开展善后处理工作，如清理现场、安抚受影响人员等。同时，对突发事件进行总结反思，查找问题根源，完善应急预案和预防措施，提高应对突发事件的能力和水平。

在小编看来，应对出现的突发状况，展会组织者首先要保持冷静，不要惊慌失措。一般情况下各个展会都按照事前的工作计划有条不紊地进行事项的安排，即便是出现突发状况，从紧急程度上来说，还是相对从容的。所以保持冷静才能更好地应对突发情况。当然，撰写展会应急预案是必要的。

展会现场如“战场”。突发事件一旦发生，唯一能做的只有尽最大可能减少损失和影响，但这并不是最好的选择。最好的选择还是防患于未然，未雨绸缪，把魔鬼扼杀在细节中，尽可能减小突发事件的发生概率。

来源：中外会展CICE