刘海莹先生历任北京五洲大酒店总经理、北京五洲皇冠假日酒店副总经理、北京国际会议中心总经理和国家会议中心总经理。刘海莹先生在酒店和大型会议中心工作时间超过30年，在国际会议和展览业领域拥有骄人的工作经验和理论水平。受全国会展业标准化技术委员会的委托，刘先生牵头研制的《会议分类与术语》国家标准于2014年8月1日正式实施，这是国内会议业的第一个国家标准。著有《会议中心的设计、运营与管理》(2012年1月出版，合著)、《海观会展》（2016年7月出版）。

EFU模式帮助会展企业进入发展新阶段

文|刘海莹

EFU（embedded fonctional unit）是个专业术语，即，“嵌入式功能单元”，通常出现在电子设备或汽车电子系统中，现在会展上下游企业也在探索中发展。EFU模式不同于传统服务模式，EFU团队不仅要熟悉会展活动包括会展场馆的业务操作技能，更关键的是，能够深度理解甲方及其行业的主要产品、价值文化、领袖人物及市场结构等等，进而主动向上游溯源至甲方生态位，担当起甲方内设部门的职能作用。

以会展场馆为例：根据UFI发布的《2024年全球展览场馆地图》,中国占据全球前五大场馆的前四席，全国场馆总室内展览面积占全球总量的31.3%、占亚太地区总量的81.2%。中国贸促会最新发布的《中国展览经济发展报告2024》数据显示，在纳入统计的190家会展场馆中，106家场馆全年仅举办2-9个展会。在当前经济环境下，会展场馆场馆经营管理的压力挑战可见一斑。合理运用EFU模式可以帮助会展场馆开源节流提质。

EFU不是简单的服务外包，它通过帮助会展场馆及其外部合作方来实现业务协同共生，以资源合力优势共同开拓业务、以资源互通优势彼此导入业务，进而获得盈利增长。比如，搭建类公司、餐饮服务类公司不仅仅提供现场服务，而是通过EFU模式嵌入到会展场馆组织架构中，承担起场馆现场服务管理部门的职责。对于场馆而言，业务范围可以从场地租赁和现场基本服务扩展到活动策划、展位规划、展台搭建、展品租赁、交通疏导、安全管理等多方面。这种业务模式可以帮助会展场馆，尤其是在二三四线城市场馆，争取到更多业务机会。同样，会展场馆和主场搭建公司、餐饮服务公司等均有各自客户资源库，互相导入资源，可以为彼此带来合作范围外的营收增长。武汉不少的“主场公司”由此进入到场馆服务运营过程中，自身获得了长足的发展。

EFU模式可以帮助会展场馆优化人力资源配置，合理管控人力资源成本。会展场馆组织结构设计要与业务板块相匹配，把需要一定专业经验、需根据展会规模灵活调控人员数量的岗位，交由合作方承担，以减少自身的岗位设置和人员配置；把有限的岗位和人员编制留给市场营销、业务销售和对客服务等业务部门，这样既可提升客户服务体验，又能管控人工成本。

既然可以增加收益、降低人工成本，是否意味着会展场馆业务部门都可以采用这种模式？不然。这种模式和常规服务外包合作不同，目前会展场馆在工程、安保和保洁等业务板块广泛使用服务外包，由场馆内部人员对服务质量进行管理和监督，外包公司仅提供执行层面的基本服务。EFU嵌入模式意味着外部机构进入到场馆的内部管理框架中，意味着外部机构有更多机会了解企业内部信息，场馆如何保证关键信息不外流？业务合作深入绑定后，场馆如何掌握对外部机构的谈判话语权？如何确定合作年限，以保证客户体验、场馆收益和外部机构收益的一致性？如何保持 场馆的核心竞争力，确保自身不被“取而代之”？诸如此类问题，仍需逐步探索解题。

没有放之四海而皆准的管理方法，也没有普遍适用于各种情境的管理模式。在新发展时代中，会展场馆管理领域需要更多新模式和新探索。